Kommunikation mit persönlichen Assistenten – So gelingt dir die Mitarbeiterführung auf Augenhöhe.

[Aus Lesbarkeitsgründen ist in diesem Artikel die männliche Geschlechtsform eingesetzt. Rundherum bezieht sich der Artikel aber natürlich auch auf weibliche und diverse Assistenten/Assistentinnen]

In einem 1 zu 1 Versorgungsverhältnis, wie in meinem Fall ist Kommunikation von äußerster Wichtigkeit. So viele Faktoren hängen von guter Kommunikation ab und bedingen somit nicht nur die Versorgung selbst, sondern auch das Verhältnis zwischen Assistenznehmer und Assistenzgeber. Was wichtig ist in der Kommunikation mit persönlichen Assistenten, welche Möglichkeiten es gibt, für einen angenehmen Austausch unter den Assistenten und die Grundlagen für eine genügende Kommunikation in jeder Assistenzsituation, möchte ich euch heute in meinem Blogbeitrag zu lesen geben.

Kommunikative Grundlagen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

Für die Kommunikation ist es, nicht nur in der persönlichen Assistenz wichtig, dass alle Gesprächsteilnehmer die klassische Netiquette beachten. Wenn alle Gesprächsteilnehmer höflich bleiben, ist die Grundlage für die gelungene Kommunikation gegeben.
Die aktuelle Tagesform beider Gesprächspartner hat auch immer etwas mit der Kommunikation zu tun. Wer von euch das „vier Ohren-Modell“ nach Schulz von Thun kennt, der weiß, dass eine Nachricht vier Seiten haben kann. Jede dieser Seiten stellt einen Subtext dar, der mit einem Satz, in Kombination zur Körpersprache des Senders übermittelt werden kann. Erhält der Empfänger für sich selbst nur einen oder zwei dieser Subtexte, so ist er nicht in der Lage die korrekte Aussage der Nachricht herauszufiltern und bekommt sie umgangssprachlich „in den falschen Hals“. So können Kommunikationskonflikte entstehen, die dann erst mal wieder gelöst werden müssen. Gerade als Arbeitgeber ist es so, dass man hin und wieder mal kritisieren muss oder Verbesserungsvorschläge anbietet. Diese Nachrichten werden häufig falsch aufgefasst.

Was hat die Wechselwirkung Arbeitgeber – Arbeitnehmer/Assistenznehmer – Assistenzgeber mit der Kommunikation zu tun?

Für die weitere Kommunikation ist es wichtig, dass sich Assistenznehmer und Assistenzgeber über die Wechselwirkung in der persönlichen Assistenz, welche ich in einem früheren Blogbeitrag schon einmal dargestellt habe, bewusst sind.
Ich als Assistenznehmer bin gleichzeitig der Arbeitgeber. Mit dem Posten des Arbeitgebers erhalte ich ein gewisses Weisungsrecht gegenüber meinen Arbeitnehmern, im Bezug auf deren Tätigkeit. Ich habe also eine gewisse Machtposition und sollte diese, weil ich ein guter Arbeitgeber bin nicht bis zum äußersten ausnutzen. D. h., dass ich persönlich (andere sehen das vielleicht ein bisschen anders) nur unter ganz bestimmten Umständen Dinge von meinen Assistentinnen verlangen würde, bei welchen sie sich nicht wohlfühlen. D. h., wenn ich weiß, dass mein Button gewechselt werden muss, suche ich mir einen Assistenten aus, von welchem ich weiß, dass er es entweder schon gemacht hat oder dessen Hemmschwelle nicht so hoch ist. Wenn ich weiß, jemand in meinem Team hat großen Respekt davor und möchte das eigentlich nicht tun, warum sollte ich von dieser Person dann verlangen, dass sie bei mir den Button wechselt? Klar, wenn notfallmäßig gewechselt werden muss, kann auch der Mitarbeiter mit der Hemmschwelle sich nicht entziehen. Da steckt man aber persönlich nicht drin. Eine Einweisung hat natürlich jeder in meinem Team vorher erhalten. Daher ist er fachlich auch in der Lage den Wechsel durchzuführen.

Kommunikation bedeutet nicht nur sprechen:

„Man kann nicht, nicht kommunizieren“ (Paul Watzlawick) dieser Satz beinhaltet die volle Wahrheit. Kommunikation besteht nicht nur aus Sprache, Kommunikation ist vielmehr. Körpersprache und Handlungen haben auch immer etwas mit Kommunikation zu tun. Wenn ich gerade von einer Person angesprochen werde und mit dieser nicht kommunizieren möchte, dann ignoriere ich diese Person. Schon allein mit der gezeigten Ignoranz sage ich dem Anderen indirekt, dass ich nicht mit ihm sprechen möchte. Dasselbe funktioniert auch beim Sprechen, das kannst du ganz einfach zu Hause ausprobieren:

Du brauchst: Dich selbst und einen Gesprächspartner (am einfachsten ist es, wenn es dein Freund oder ein Familienmitglied ist oder eine gute Freundin)
Sag zu ihm: „ich liebe dich“
Zu diesem Satz probierst du verschiedene Gesichtsausdrücke aus. Besonders eindrucksvoll ist es zum Beispiel mit folgenden:
• verärgert
• gelangweilt
• verliebt
du wirst sehen, die Reaktion deines Gegenübers verändert sich mit deiner Ausstrahlung.

Krisensituationen mit Kommunikation managen:

Es ist kein Geheimnis, dass kein Mensch perfekt ist. Wie langweilig wäre denn die Welt, wenn jeder Mensch genau dasselbe auf genau dieselbe Art erledigen würde … Gerade in der Umsetzung von pflegerischen Aufgaben hat jeder Assistenznehmer seine Vorlieben, vielleicht auch seine Erfahrungen, wie es individuell am besten abläuft. Anfangs dachte ich mir, dass es mit der Zeit für mich normal wird, wenn jemand zum Beispiel eine andere Hebetechnik verwendet, als ich es gewohnt bin. Mit der Zeit kam mir die Erkenntnis, dass für mich die beste Hebetechnik nur die ist, die ich selbst anleite. Da ist es mir egal, ob der Mitarbeiter in seiner Ausbildung etwas anderes gelernt hat, in diesem Fall nutze ich meine Weisungsbefugnis. Klar gibt es immer wieder Leute, die sich nur ungern von ihren eigenen, gelernten Abläufen entfernen, aus welchen Gründen auch immer. Um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen, ohne lange in Diskussionen zu verfallen, ist hier die Kommunikation sehr wichtig. Eine gute Begründung, warum genauso gehoben werden muss, wie ich es möchte ist von äußerster Wichtigkeit. Die Argumente der Gegenseite anhören aber genauso. Im Endeffekt lässt sich dann gemeinsam eine Lösung erörtern, die für beide Seiten machbar ist. Es schadet nicht, wenn ich als Assistenznehmer meinen Horizont erweitere, es schadet aber genauso wenig, wenn meine Assistenten ihren Horizont ebenso erweitern.
Es soll jedoch auch die Situation geben, dass eine Partei unter keinen Umständen von ihrem Standpunkt abweichen möchte. Dafür wird es, egal auf welcher Seite diese Partei ist, gute Gründe geben. In diesem Fall ist es wichtig, dass sich beide Parteien die Frage stellen, ob sie dann wirklich zueinander passen oder ob es sinnvoller ist, getrennte Wege zu gehen. In der persönlichen Assistenz ist nichts schlimmer, als eine nicht stimmende Chemie.

Der Austausch im Team:

Jn der persönlichen Assistenz arbeitet großenteils eine Person alleine mit dem Assistenznehmer. Wie kann das Team so zusammenwachsen? Ich persönlich veranstalte immer am ersten Mittwoch des Monats eine Teamsitzung. Für 1 Stunde treffen sich also alle Teammitglieder bei mir in der Wohnung und besprechen die wichtigsten Anliegen des vergangenen Monats, des folgenden und des aktuellen. Wenn ein Team ausführlich eingearbeitet ist und schon eine Weile besteht (häufig natürlich mit kleineren Änderungen zwischendrin), kann es durchaus passieren, dass die Teamsitzung mehr für Alltagskommunikation genutzt wird, als für teamliche Angelegenheiten. Das geht, wenn es nur wenige, offizielle Gespräch Punkte gibt. Ich lasse auch Alltagsgespräche zu, wenn ich mit meinem Zeitplan für die Sitzung im Fluss bin. Ich halte es für wichtig, dass auch private Themen, wie Urlaube oder Interessen zur Sprache kommen. Nur so kann sich das Team kennenlernen und eine Beziehung untereinander entwickeln.
Natürlich kommunizieren wir hin und wieder auch über WhatsApp, gerade für Krankheitsvertretung ist eine WhatsApp Gruppe wirklich nützlich. Mittlerweile unter sage ich jedoch teamliche Themen, denn durch einseitige Kommunikation über WhatsApp (Emojis ersetzen keine Mimik), entsteht häufig Konfliktpotenzial.
Sollte es doch einmal zu einer unkontrollierbaren Krisensituation im Team kommen, so kann eine Supervision unterstützend zur Auflösung des Problems beitragen. In diesem Fall wird eine externe Person, zum Beispiel ein Coach eingeladen, welcher speziell für solche Situationen ausgebildet ist. Zu bedenken ist hierbei jedoch, dass nicht in jedem Budget eine Supervision enthalten ist. Bei großen Unternehmen ist eine Supervision pro halbes Jahr verpflichtend, in der persönlichen Assistenz wird daran leider sehr häufig gespart. Bevor so etwas in Angriff genommen wird, ist es wichtig, dass du in deiner Zielvereinbarung schaust, ob Supervision schon durch die Zielvereinbarung sichergestellt ist oder ob du das bei deinem Kostenträger extra beantragen musst. Bei Budgets über die Krankenkasse ist es möglich, dass diese den Supervisor stellt, weil sie mit ihm zum Beispiel einen Vertrag hat.

Um noch einmal zusammenzufassen, beachte folgende Punkte, dann gelingt dir die Kommunikation mit deinen Assistenten und deinem Team:

  • Gibt klare Anweisungen an deine Mitarbeiter
  • Achte auf den Subtext einer Nachricht
  • Halte die Netiquette ein
  • Gegenseitige Rücksichtnahme zeugt von Wertschätzung
  • Sprich Probleme an, friss nichts in dich hinein
  • Achte auf einen angemessenen und regelmäßigen Austausch im Team
  • Organisiere in Krisensituationen, mit denen du selbst nicht mehr klarkommst einen Supervisor

Zum Weiterlesen empfehle ich einen Artikel aus meiner Feder, der vor einiger Zeit bei F1rstlife erschienen ist, denn auch der Boss ist nur ein Mensch.

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