Tipps und Tricks – Regelmäßige Teamsitzungen

Als Arbeitgeber im Arbeitgebermodell des persönlichen Budgets ist es wichtig, dass man einen Überblick über den aktuellen Status im Team behält. Damit auch der Austausch unter den Mitarbeitern aktiv bleibt veranstalte ich regelmäßig eine Teamsitzung. Normalerweise gewähren die Kostenträger 1 Stunde für Teamsitzungen im Monat. Gerade in der persönlichen Assistenz ist Kommunikation das A und O. Alle Mitarbeiter sollten den gleichen Kenntnisstand haben, egal ob examiniert, ausgebildet oder Quereinsteiger.

Ich persönlich veranstalte einmal im Monat eine Teamsitzung von 1 Stunde. Wenn man das Team gerade neu aufgebaut hat kann es sein, dass die ersten paar Sitzungen aufgrund der persönlichen, mangelnden Erfahrung meinerseits und der extremen Themendichte länger dauern. Hier muss man eine mitarbeiterverträgliche Lösung finden. Gerade dann, wenn der Kostenträger unter keinen Umständen mehr als 1 Stunde im Monat bezahlen würde.

Vorbereitung

Eine gut strukturierte Teamsitzung ist für mich persönlich sehr wichtig. Immer wieder schreibe ich mir Notizen mit Bedarfsthemen. Das heißt, ich habe ca. eine Woche vor der Teamsitzung eine Sammlung aus Notizzetteln. Diese nehme ich mir zur Hand, ordne sie nach Priorität, Thema und logischer Reihenfolge. Aus dieser Reihenfolge erstelle ich dann die Tagesordnung. Optimalerweise sind es dann 4 bis 5 Themen, die es zu besprechen gibt. So hat man genügend Zeit für Gespräche bezüglich der Lösungsfindung. Sinnvoll ist es auch immer ein bisschen Zeit für die Anliegen der Mitarbeiter einzubauen. Es gibt hierfür die Möglichkeit, vorab Vorschläge zu sammeln oder diese spontan zur Sprache zu bringen.

Eine Tagesordnung kann zum Beispiel aussehen wie folgt:

Ich denke, die meisten Punkte muss ich nicht zusätzlich erläutern, einige würden mich jetzt aber zumindest nach dem aller ersten Tagesordnungspunkt fragen, was meine ich mit „technische Einführung Hilfsmittel“?

Das ist ganz einfach, ich nutze Teamsitzungen auch um eine allgemeine Einführung in meine Hilfsmittel offiziell durch die Versorgungsfirmen zu gewährleisten. Es gibt im Alltag keine andere Situation, bei welcher alle Mitarbeiter gleichzeitig im Dienst sind. Somit lade ich hin und wieder einen Mitarbeiter der entsprechenden Versorgungsfirma ein, um die offizielle Einweisung allen Mitarbeitern auf dem gleichen Niveau geben zu können. Ich selbst kenne mich zwar bestens mit meinen Hilfsmitteln aus, etwas Offizielles in der Hand zu haben ist jedoch auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bei mir unter Umständen hilfreich.

Durchführung

Grundsätzliche Regeln für die Teamsitzung

Ein offizielles Regelwerk gibt es bei mir nicht. Ich setze auf einen angemessenen Umgang aller Teilnehmer. Wenn ich jedoch feststelle, dass die Teamsitzungen aus dem Ruder laufen oder, dass die Netiquette ständig nicht eingehalten wird, führe ich offizielle Regeln ein. Ich habe hier mal eine Sammlung an Regeln als Beispiel aufgestellt. Einige kennt man noch aus Kindergartenzeiten und andere gibt es noch nicht so lange.

Los gehts!

Ich lege großen Wert auf Pünktlichkeit. Was ich nicht leiden kann ist Verspätung oder gar vergessen. Ich mag es nicht den Leuten hinterher zu telefonieren. Daher ist jede Teamsitzung bei mir ein Pflichttermin. Das heißt, dass alle Mitarbeiter einer Anwesenheitspflicht unterliegen. Diese kann nur aufgehoben werden, bei attestierter Krankheit oder Urlaub. Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben. Ich werde nicht mehrmals wiederholen, was ich am Anfang der Teamsitzung gesprochen habe, die Mitarbeiter haben die Möglichkeit nach der Teamsitzung das Protokoll abzurufen, um dann die notwendigen Informationen lesen zu können. Findet während der Abwesenheit eine Abstimmung statt verfällt die Stimme.

Zu aller erst, bevor ich mit dem ersten Tagesordnungspunkt starte wird der Schriftführer bestimmt. Dieser erhält nach Wahl einen Collegeblock oder einen Laptop, um das Protokoll mitzuschreiben. Es wird eine Anwesenheitsliste geführt. Verspätungen von mehr als 7 Minuten werden bei mir extra protokolliert.

Ich kann daraus im Nachhinein ersehen, ob die fehlenden Inhalte nachgearbeitet wurden. (Ich weiß, das klingt streng. Das Beispiel wird verdeutlichen wieso:

Wenn ich als ersten Tagesordnungspunkt die Einführung in den Wechsel meines Buttons terminiere, fehlt dem Zuspätkommer grundlegendes Wissen. Dieses nachzuarbeiten, um im Ernstfall oder bei Notwendigkeit den Button wechseln zu können ist gerade das Grundlagenwissen essenziell.

Auch die direkte Vorbereitung ist nun abgeschlossen. Lass uns endgültig loslegen!

Bei jedem Punkt der Tagesordnung steht am Ende in der Klammer eine geschätzte Zeitangabe. Grundsätzlich strebe ich die Einhaltung an. Natürlich ist es nicht immer möglich, da Diskussionen entstehen und der Vorgang einer Teamsitzung natürlich kein Frontalunterricht ist. Diskussion und Kommunikation ist sehr wichtig. Somit lasse ich gezielt zu bestimmten Themen Diskussionen zu. Es gibt dann aber auch wieder andere Themen, da lasse ich Diskussionen nicht zu. Themen ohne Alternative (zum Beispiel vertraglich vereinbarte Regelungen).

Die Uhr tickt, die Zeit im Blick zu halten ist notwendig, gerade wenn im Arbeitgebermodell monatlich genau 1 Stunde Teamsitzung bezahlt werden kann. Eine Stoppuhr benutze ich persönlich nicht, ich bin sowieso ein Uhrenjunkie, ich schaue sehr häufig auf die Uhr. Wer dies jedoch nicht tut, dem empfehle ich eine Stoppuhr. So gibt es quasi ein erzwungenes Ende nach der vollen Stunde. Es entstehen weniger Konflikte, da eben die Bezahlung über der Zeit nicht gewährleistet ist.

Gemeinsame Organisation des Dienstplans

Wenn ich merke, dass wir gut in der Zeit sind schiebe ich häufig den Dienstplan dazwischen. Es ist mir wichtig, dass meine Mitarbeiter gerne bei mir arbeiten und dass das Privatleben berücksichtigt wird. Daher gebe ich die Möglichkeit, vorab über eine Wunschliste Dienste zu „reservieren“. Es ist niemandem garantiert, dass er zu dieser Zeit arbeitet aber es ist für mich ein Anhaltspunkt beim Schreiben des Dienstplans. Vor der Teamsitzung trage ich in meine Dienstplanapp die gewünschten Dienste ein. Grundsätzlich bleiben immer einige Löcher. Gemeinsam in der Teamsitzung können wir die Lücken füllen.

Persönliche Erfahrung: dieser Teil der Teamsitzung ufert häufig in eine ewige Diskussion aus. Es gibt immer Dienste, die freiwillig niemand machen möchte. Hier gilt es Kompromisse zu finden oder einzuteilen.

Wie leite ich die Mitarbeiterdiskussion?

Super, du bist ein sozialer Arbeitgeber, du achtest auf deine Mitarbeiter und gibst ihnen Raum, um eigene Anliegen vorzubringen. Vorab bitte ich alle meine Mitarbeiter über den Monat ihre Anliegen zu sammeln um diese, falls noch nicht angesprochen einzubringen. Bei fachspezifischen Themen sind meine pflegeerfahrenen Mitarbeiter dazu angehalten, wenn nötig fachliches Wissen einzubringen. Darauf zu achten, dass sich trotz der höheren Qualifikation und des offensichtlichen Fachwissens andere nicht unterdrückt oder erniedrigt fühlen ist für mich sehr wichtig. Sollte ich so etwas feststellen wird dies direkt zur Sprache gebracht. Ich weiß, dass es auch eher introvertierte Mitarbeiter gibt. Diese befürworten es vielleicht nicht gerade, dass ich offensichtliche Unmut vor allen anspreche. Jedoch halte ich es für wichtig, dass alle Parteien dabei sind und nicht nur der Chef und die einzelne Assistenz. Probleme können am besten im Plenum gelöst werden. Aber genau jetzt ist es wichtig, dass die Diskussion zu keiner Zeit beleidigend oder erniedrigend wird, weder für den Chef, noch für andere Mitarbeiter. Damit die Diskussion nicht ausartet, ist es wichtig das du als Arbeitgeber die endgültige Kontrolle hast. Es gelten dieselben Grundsätze, wie für die Kommunikation in der gesamten Teamsitzung.

Ring, Ring, die Stoppuhr beendet die Teamsitzung. Die letzten Worte werden gesagt, der Chef kontrolliert das Protokoll und speichert dies an einem Ort, welchen alle Mitarbeiter zuverlässig abrufen können. Ich persönlich bevorzuge Cloud-Speicherung. Ich kann meinen Mitarbeitern somit einen Link zu einem Ordner zur Verfügung stellen. Hier finden die Mitarbeiter alle Protokolle und Tagesordnungen. Auch wichtige Dokumente wie den Urlaubsantrag stelle ich so zur Verfügung. Dies ist aber ein anderes Thema.