Tipps und Tricks – Bürokratie

Wenn man es mal offiziell betrachtet führe ich ein eigenes Unternehmen. Ich musste eine Betriebsnummer anmelden, die Versicherungen für meine Assistentinnen muss ich wie jeder andere Arbeitgeber ebenso abführen. Da passiert es ganz schnell, dass man den Überblick über die Rechnungen, die Unterlagen für die Akte und die Versicherungsverträge verliert. Um dies zu verhindern habe ich mal wieder die besten Tricks und Ordnungstipps zusammengesucht:

Ordnung ist das halbe Leben

1. Duplikate
von allen Unterlagen, welche verschickt, eingereicht und weitergegeben werden ist es ratsam, eine Kopie vom Original selbst zu verwahren. Egal ob ich eine Organisation wie Assistenz.de mit im Hintergrund habe oder nicht, nur eine vollständige Mappe ist eine gute Mappe.

2. Fach des Grauens
Fang gar nicht damit an, es wird niemals ein „Fach des Grauens“ entstehen.
Die Versuchung ist groß, alles einfach vom Drucker in ein Ablagefach umschichten und fertig ist das Chaos, die Methode „aus den Augen, aus dem Sinn“ es hat zwar in der Schule funktioniert, es ist etwas ganz anderes, wenn man der Chef ist. Die Unterlagen müssen für dich immer griffbereit sein. Man weiß nie, wann man welches Dokument benötigt.

3. Ordner mit Register
die Führung eines Ordners war in der Schulzeit ganz leicht, Ordner auf, Blatt rein… Fertig! Auch diese Methode funktioniert nicht, wenn man einen Haufen Unterlagen zu verschiedensten Themen wie Dienstplan oder Pflegedokumentation hat. Es ist ratsam einen großen Ordner mit einem großen Register anzufertigen. In diesem Register sind alle Unterlagen geordnet nach Thematisierung. So haben zum Beispiel Dienstpläne ein eigenes Abteil und die Pflegedokumentation hat ein anderes. Eine Legende zu Beginn des Ordners macht das Suchen einfacher.

4. Digitalisierung
ich persönlich arbeite ja hauptsächlich digital. Klar habe ich einen analogen Ordner aber dasselbe habe ich auch auf meinem PC gemacht. Ich habe einen Ordner angelegt und in diesem Ordner habe ich gemäß den Registern im analogen Ordner, Unterordner geschaffen und alles feinsäuberlich dort einsortiert.
Hier gilt es aber zu beachten, dass die Regeln der Datenschutz Grundverordnung eingehalten werden. Es ist wichtig, dass keine extrem persönlichen Daten in falsche Hände geraten.

Die restliche Bürokratie

Ausgaben
über das Jahr fallen viele Ausgaben im Bereich Büro durch das persönliche Budget an. Am besten alle Kassenzettel zu diesem Thema sammeln. Man kann sich zumindest Teile der Ausgaben wiederholen. Dafür gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Von der Steuer absetzen
2. Verwaltungspauschale im persönlichen Budget nutzen
jeder muss für sich selbst herausfinden, welche Möglichkeit für ihn am sinnvollsten ist. Beides ist machbar und unproblematisch.

Kommunikation
ich habe ja schon öfter erwähnt, dass ich für das persönliche Budget eine eigene E-Mail-Adresse angelegt habe. Warum mache ich das eigentlich?
Ganz einfach, bei meiner privaten E-Mail-Adresse habe ich die automatische Löschung von E-Mails im Posteingang auf einen Monat gesetzt. Da die Korrespondenz mit den Kostenträgern sehr wichtig ist und somit nicht verloren gehen sollte, habe ich eine neue E-Mail-Adresse eingerichtet. Die automatische Löschung von E-Mails wurde hier deaktiviert.
Um wichtige Dokumente zu verschicken, welche jeden der Assistenten betreffen verwende ich sogenannte „Verteiler“. Ich mache mir so das nervige Hinzufügen, jeder einzelner E-Mail-Adresse.

Dies waren meine Tipps für heute. Wenn ihr mehr aus dieser Reihe lesen wollen, schaut euch doch gerne den letzten Post der Reihe Tipps und Tricks an.

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